隨著企業(yè)和機構(gòu)的增加，各種大大小小的會議也日益多了起來。一般企業(yè)會議都會考慮請專業(yè)的會議活動策劃公司來完成。因為會議策劃是一項非常系統(tǒng)、繁雜而重要的項目。

專業(yè)的會議活動策劃公司能解決會議所產(chǎn)生的一系列繁雜問題：

1、專業(yè)的會議策劃能夠幫助我們節(jié)約成本

一般來說舉行一次大型會議，成本相對來說普遍較高，這其中就包括了尋找場地以及設(shè)施選擇的花費。

由于缺乏專業(yè)會議中心的相關(guān)數(shù)據(jù)比較，公司和機構(gòu)往往會錯選一些價格相對較高但服務(wù)卻不一定**的會議場所。

而專業(yè)的會議策劃機構(gòu)，對各大會議中心的相關(guān)資料了解得比較全面，能夠幫助企業(yè)和機構(gòu)選擇性價比很高的會議場所。

2、專業(yè)的會議策劃能夠幫助我們節(jié)約時間

一些大型會議的流程相對來說比較復(fù)雜，人員相對較多，進(jìn)行時間也相對較長。

由于缺乏制定大型會議流程的經(jīng)驗，所以往往會花費很長的時間來進(jìn)行流程的制定。

而專業(yè)的會議策劃機構(gòu)，對制定會議流程的經(jīng)驗是非常豐富的，能夠為我們節(jié)約大量寶貴的時間，即使是會議時間倉促，也能正常并且成功的進(jìn)行！

3、專業(yè)的會議策劃能夠帶來更好的會議效果

由于缺乏大型會議制定的相關(guān)經(jīng)驗，制定會議流程不一定有自己想要達(dá)到的效果。

一個小小環(huán)節(jié)的差錯或者缺失，導(dǎo)致的就很可能是整場會議的失?。?

專業(yè)的會議策劃機構(gòu)在會議流程的制定方面可以說是..中的..，上百次大中型會議制定的經(jīng)驗使他們對會議的流程制定了如指掌，能夠帶來更好的會議效果。

“美程會展”專注于為政府，協(xié)會NGO組織，集團企業(yè)提供專業(yè)的一站式會議會展及公關(guān)活動策劃，執(zhí)行服務(wù)。服務(wù)多家世界五百強及國內(nèi)百強企業(yè)，有一支超過10年以上MICE從業(yè)團隊，擁有6萬多家國內(nèi)外會議酒店及全國會議展覽中心會場資源。

在會議策劃公司執(zhí)行會議之前，都會有一個會議籌備方案。

會議方案是在會議召開前對會議的目的、規(guī)模、時間、地點設(shè)施、內(nèi)容、議程、日程、組織形式、會議文件、經(jīng)費、后勤服務(wù)等要素做出周密安排，能促進(jìn)會議順利進(jìn)行，取得完滿的預(yù)期效果。

▲一般/大型會議方案

【內(nèi)容要件】會議名稱、會議目的、會議議題、會議組織方式、會議規(guī)模、會議召開時間地點、會議報到時間地點、會議日程安排、會議組織領(lǐng)導(dǎo)、會議出席人員及準(zhǔn)備要求、會議組織者的聯(lián)系方式、會議說明事項等。

不同的會議類型有不同的會議方案

會議策劃不是簡單的PPT的堆砌，而必須是根據(jù)會議的目的借助一定的科學(xué)方法和藝術(shù)，為決策、計劃而構(gòu)思、會議策劃設(shè)計、制作策劃方案以達(dá)到較終的會議效果。

好的會議策劃，一定是對具體的執(zhí)行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有創(chuàng)意才行。

1、具體分析各種情況做出較**的會議策劃。

2、根據(jù)會議的級別,選擇會議舉辦地。

3、根據(jù)會議對周邊環(huán)境的要求，確定具體舉辦地點。

4、根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場的地點，并提前預(yù)約。

01 研討會議

研討型會議通常專業(yè)性較強，參與的人數(shù)不是很多，除非是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)討論，一般不會超過100人。

這類研討會的關(guān)鍵點是會場及地點選擇。

會場(除一般性的主會場外)，通常需要一些小型會所以便分組討論。

主會場的布置除保留主持人外，其他座位應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)平等精神，發(fā)言用的麥克風(fēng)應(yīng)該每個座位都有——除非人數(shù)小于15人。

關(guān)于地點，通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點，較好能在郊區(qū)環(huán)境優(yōu)美會所——應(yīng)當(dāng)滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓(xùn)練、場景變換、交通相對方便等要求。

02 培訓(xùn)會議

培訓(xùn)會議也是專業(yè)型會議，通常是企業(yè)內(nèi)部或者教育部門舉辦。

除帶有研討性質(zhì)外，更多的是技能交流及知識傳授，所以培訓(xùn)會議對場地的要求相對較高。

除了一般的封閉式會場外，應(yīng)該還有各類拓展訓(xùn)練設(shè)施或者場地，可能的話還應(yīng)該有高品質(zhì)的休閑放松場地。

培訓(xùn)會議的關(guān)鍵點：場地、培訓(xùn)設(shè)施及培訓(xùn)師。

03 社團會議

社團會議通常為純會議，往往需要發(fā)布一些宣言或者決議之類的書面信息。

所以社團會議經(jīng)常配合新聞發(fā)布會舉行。

舉行此類會議，表決設(shè)施、現(xiàn)場會員排序及會場控制是關(guān)鍵。作預(yù)算的時候應(yīng)當(dāng)考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。

04 公益性/技術(shù)性論壇

此類會議多為公開性會議，系列分會將是此類會議的特點。

所以會議場所的選擇非常重要，基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場，對會議設(shè)施要求也比較高。

同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。

此外，如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求，那么會務(wù)交通就成為需要重點考慮的內(nèi)容。

05 訂貨交流會議

此類會議實際上兼有展覽性質(zhì)，因此會場的要求相對特別。

理想的場地應(yīng)該是專門的展覽館或者會展中心，帶有商務(wù)會所或者類似場地則再**不過。

如果是小型訂貨交流會，可以設(shè)立在大型商務(wù)型酒店。組織或者代理此類會議的關(guān)鍵點是：場地選擇、會場控制、展覽布置。