會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)，大型會(huì)議特別是國際性會(huì)議在提升城市形象、促進(jìn)市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等方面具有特殊的作用。近年來隨著國家的繁榮，與對(duì)文化形象的重視，會(huì)議活動(dòng)也越發(fā)頻繁。

那么，如何做好一場活動(dòng)呢?

活動(dòng)就是一部沒有劇本的電影，出錯(cuò)了，無法重頭再來。你無法預(yù)測活動(dòng)上回出現(xiàn)任何變故。但是，你可以事先做好計(jì)劃，以便應(yīng)對(duì)隨時(shí)會(huì)出現(xiàn)的意外。一場活動(dòng)到底包含哪些呢?

01 活動(dòng)方案

活動(dòng)策劃涉及到的三大核心問題：

做策劃方案前需要關(guān)注以下幾個(gè)重點(diǎn)問題，下面我們一一分析這幾大要素。

活動(dòng)目的

在做方案前需要對(duì)活動(dòng)目的的制定需要對(duì)傳播主體有一個(gè)精準(zhǔn)的分析。因此策劃活動(dòng)前，一定要對(duì)企業(yè)形象現(xiàn)狀進(jìn)行診斷，從而為選擇的活動(dòng)目標(biāo)和方法提供依據(jù)。

活動(dòng)主題

活動(dòng)主題是對(duì)活動(dòng)內(nèi)容的高度概括，對(duì)整個(gè)活動(dòng)起著指導(dǎo)作用。主題設(shè)計(jì)得是否精采、恰當(dāng)，對(duì)公眾活動(dòng)成效影響極大。這個(gè)被精煉出的主題具有**性、相關(guān)性和易于傳播性，能輕而易舉地將活動(dòng)推向高潮，且任憑時(shí)光流逝，依舊鮮活如初。

活動(dòng)對(duì)象

即對(duì)目標(biāo)受眾進(jìn)行分析和定位。活動(dòng)是以不同的方針對(duì)不同的目標(biāo)客戶展開的，因此只有確定了目標(biāo)客戶，才能制定有效的活動(dòng)方案。經(jīng)濟(jì)條件、生活習(xí)慣、價(jià)值觀念、利益要求等的差異都會(huì)使目標(biāo)客戶群體呈現(xiàn)不同的特點(diǎn)?？傊?，對(duì)目標(biāo)客戶群體了解越徹底，公關(guān)目標(biāo)就越有針對(duì)性，實(shí)行效果也就越好。

方案需要包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、模擬、主要內(nèi)容、議程、擬出席領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報(bào)道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責(zé)分工等。

02 預(yù)算控制

我們都知道，一場活動(dòng)的預(yù)算、資源、時(shí)間、目標(biāo)等都是有明確限制的。因此先確定預(yù)算，再制定計(jì)劃其實(shí)是相對(duì)穩(wěn)妥的辦法。

確定必須成本、來賓交通及接待、場地費(fèi)用和搭建、資料禮品的準(zhǔn)備，納入非必須成本、表演和娛樂、主持人等。

03 活動(dòng)報(bào)備

根據(jù)國家大型活動(dòng)實(shí)行申報(bào)備案制，舉辦大型活動(dòng)前，承辦單位(或具體執(zhí)行單位)須提前20天向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)及消防部門申報(bào);申報(bào)同意后，由承辦單位(或具體執(zhí)行單位)向當(dāng)?shù)匕脖O(jiān)部門備案，同時(shí)由安監(jiān)部門負(fù)責(zé)通報(bào)有關(guān)部門和單位。報(bào)備方案中需注意一下兩個(gè)問題

安排會(huì)場警衛(wèi)和交通疏導(dǎo)

通知相關(guān)部門做好會(huì)場今晚及交通疏導(dǎo)工作，防止會(huì)議過程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會(huì)議，由于到會(huì)車輛較多，要安排交警在會(huì)場附近進(jìn)行交通疏導(dǎo)。

電力保障

會(huì)前與供電部門溝通聯(lián)系，安排保電任務(wù)，同時(shí)安排會(huì)議場所進(jìn)行內(nèi)部檢修。會(huì)議過程中還需安排專人值班，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。

04 媒體公關(guān)

在邀請(qǐng)媒體的時(shí)候，需要事先清楚對(duì)方需求，是不是需要提供專用的設(shè)備車停放處?需要可以鋪設(shè)電纜的地方?媒體設(shè)備的接口是哪種?如果需要私下采訪，需要備好房間供其使用。

05 預(yù)訂會(huì)場

會(huì)議時(shí)間確定之后，要立刻與會(huì)議場所聯(lián)系溝通，預(yù)定會(huì)議室，并安排做好先期工作。同時(shí)需要預(yù)定會(huì)議期間參會(huì)人員的用餐及住宿。

06 會(huì)議邀請(qǐng)

按照會(huì)議時(shí)間要求，落實(shí)登記與會(huì)人員，必要的進(jìn)行電話核查、督促，統(tǒng)計(jì)匯總后向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告后向與會(huì)人員發(fā)出邀請(qǐng)。

會(huì)議邀請(qǐng)一般由會(huì)議的承辦單位負(fù)責(zé)起草，然后有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核簽批。起草會(huì)議通知要做到準(zhǔn)確情形下。通知包括：會(huì)議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報(bào)道時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)范圍、報(bào)名要求、有關(guān)事項(xiàng)等。要及時(shí)準(zhǔn)確下發(fā)會(huì)議通知，使參會(huì)人員有充裕時(shí)間做好準(zhǔn)備，避免重發(fā)、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。并且會(huì)議邀請(qǐng)中需包含

注：擬寫領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓出席安排，獲批后及時(shí)通知。幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報(bào)送，確保及時(shí)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。會(huì)前半小時(shí)再對(duì)出席領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一次手機(jī)短信提醒。

07 人員安排及資料準(zhǔn)備

項(xiàng)目組一般包括：項(xiàng)目組長、策劃、執(zhí)行、設(shè)計(jì)、攝影攝像、禮儀、速記、同傳等人員。在選擇小組成員的時(shí)候，需明確小組成員工作職責(zé)，做到專人專項(xiàng)，從而提高工作效率。

需要設(shè)定會(huì)議目標(biāo)與細(xì)致的會(huì)議議程。作為會(huì)議的組織者，要對(duì)此次會(huì)議的目標(biāo)和意義做出清晰的判斷。根據(jù)需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，對(duì)會(huì)議的節(jié)奏進(jìn)行拆分，按照合理的邏輯去規(guī)劃每一階段的議題。同時(shí)需要根據(jù)議程，對(duì)資料進(jìn)行收集整理。包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等證件的制作，需根據(jù)會(huì)議主題，從易于識(shí)別、方便管理、利于安排的原則設(shè)計(jì)制作。

08 會(huì)場布置

要從會(huì)議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓人數(shù)、主席臺(tái)大小及方便領(lǐng)導(dǎo)入席等方面綜合考慮，布置背景板、易拉寶等活動(dòng)物料。

編制座區(qū)圖，擺放座簽

根據(jù)統(tǒng)計(jì)整理后的與會(huì)人員名單，合理安排與會(huì)人員的會(huì)場座次，座區(qū)圖和座簽要反復(fù)進(jìn)行核對(duì)，防止遺漏、重復(fù)，防止出現(xiàn)錯(cuò)別字。

檢查音響和燈光

根據(jù)會(huì)議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并嚴(yán)格落實(shí)“三檢查”：布置會(huì)場時(shí)檢查;會(huì)前半小時(shí)檢查;會(huì)前十分鐘檢查。

會(huì)議用車

大型會(huì)議活動(dòng)，需要借用或租用車輛。要安排專人負(fù)責(zé)車輛的召集和調(diào)度，車輛較多時(shí)要編排乘車分組，并對(duì)車輛進(jìn)行編號(hào)。

09 活動(dòng)總結(jié)

活動(dòng)結(jié)束后需要對(duì)這次活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)歸納從而向客戶或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于活動(dòng)執(zhí)行過程中，需將出現(xiàn)的問題匯總并尋找出現(xiàn)問題的原因，避免下次類似的問題再次發(fā)生?；顒?dòng)并不是一項(xiàng)單一的工作，而是一個(gè)有計(jì)劃的，以創(chuàng)造性的方法解決復(fù)雜具體問題的過程。但是所有這些過程都需要一個(gè)強(qiáng)有力的執(zhí)行，否則之前所做的一切努力都是竹籃打水一場空。

舉辦活動(dòng)需要注意的問題還有很多，一場大型活動(dòng)找一個(gè)專業(yè)的公關(guān)公司必不可少，西安漢風(fēng)展覽展示公司是一家專業(yè)的西安會(huì)議活動(dòng)策劃公司，等服務(wù).咨詢電話：029-85338062,18691631169,18629518869.